Privacy notice

Poniżej znajdziecie Państwo politykę prywatności obowiązującą w Grupie Ecorys, obejmującej Ecorys Nederland, Ecorys UK, Ecorys B.V., Ecorys Brussel, Ecorys Europe E.E.I.G, Ecorys Spain, Ecorys Poland, Ecorys South East Europe i Ecorys Hrvatska.

Nasza polityka prywatności

Firma Ecorys jako podmiot cieszący się wieloletnim szacunkiem i zaufaniem przestrzega najwyższej standardów, z należytą starannością dbając o poszanowanie praw wszystkich interesariuszy. Ochrona danych ma w naszej organizacji wysoki priorytet. Jako firma, dążymy do zapewnienia transparentności wszystkich naszych działań i motywacji.

Inspektor ochrony danych osobowych

W Ecorys Polska osobą wyznaczoną do nadzoru nad przestrzeganiem zasad ochrony danych osobowych jest Malgorzata Serafin-Terka, [email protected]. W Wielkiej Brytanii obowiązki te wykonuje Lucy Holloway-Bone, [email protected]. Za pozostałe kraje odpowiada Gerard Voskamp, [email protected].

Ecorys podlega regulacjom dotyczącym przetwarzania danych osobowych, ponieważ pozyskuje i gromadzi te dane, między innymi, gdy:

  • odwiedzasz nasze strony internetowe;
  • jesteś dostawcą lub klientem Ecorys;
  • jesteś respondentem w badaniach prowadzonych przez Ecorys;
  • uczestniczysz wydarzeniu, szkoleniu lub spotkaniu organizowanym przez Ecorys;
  • ubiegasz się o pracę w Ecorys;
  • odwiedzasz jedną z siedzib Ecorys.

1) Gdy odwiedzasz nasze strony internetowe, w szczególności gdy wypełniasz formularz kontaktowy

Jakie dane przetwarzamy?

Gdy zapisujesz się na nasz newsletter lub wypełniasz formularz kontaktowy, pozyskujemy Twoje dane kontaktowe (imię i nazwisko oraz adres e-mail), a także treść wiadomości, którą pozostawiłeś, w tym wszelkie dane osobowe jakie ona zawiera. Możesz zapisać i wypisać się z newslettera w dowolnym momencie.

Cel przetwarzania danych

Dane te są gromadzone w celu udzielenia odpowiedzi na Twoje zapytanie i przekazania informacji o kolejnych krokach; a także do zarządzania relacjami biznesowymi, w celach marketingu i wysyłki newslettera.

Jaka jest podstawa prawna przetwarzania danych osobowych?

Podstawę taką stanowi Twoja zgoda. Gdy podajesz swoje dane w formularzach na naszej stronie internetowej, są one przetwarzane na Twoją prośbę i za Twoją zgodą. Pliki cookies, których użycie również akceptujesz, służą zapewnieniu sprawnej obsługi w serwisie. 

Ponadto, Ecorys przetwarza dane osobowe na podstawie art. 6 pkt. 1 f) RODO, gdyż ma uzasadniony interes w przetwarzaniu Twoich danych osobowych na naszej stronie internetowej.

Jak długo przechowujemy Twoje dane?

Jako administrator danych przechowujemy Twoje dane osobowe do momentu, gdy oznaczymy sprawę jako zakończoną, chyba że przepisy prawa wymagają ich dłuższego przechowywania lub jeśli jest to konieczne do wykonywania naszych działań. Dane kontaktowe odbiorców newslettera przechowujemy dopóki nie otrzymamy rezygnacji z newslettera oraz przez 4 tygodnie po otrzymaniu rezygnacji z subskrypcji. Możesz zrezygnować z newslettera w dowolnym momencie.

Pliki cookie

Pliki cookie zawierają informacje umożliwiające identyfikację i są używane wyłącznie w celu poprawy dostępności witryny Ecorys: 

  • Funkcjonalne pliki cookie 

Ecorys wykorzystuje funkcjonalne pliki cookie, aby poprzez rejestrację zachowania odwiedzającego witrynę i jego preferencji uczynić ją bardziej przyjazną dla użytkownika. Twojej zgoda nie jest wymagana

  • Pozostałe pliki cookie 

Firma Ecorys nie gromadzi ani nie wykorzystuje analitycznych ani marketingowych plików cookie.

  • Pliki cookie stron trzecich 

Za pośrednictwem plików cookie mediów społecznościowych Ecorys oferuje możliwość udostępniania informacji za pomocą wtyczek mediów społecznościowych. Wtyczki te mogą zawierać pliki cookie. Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z polityką prywatności portali LinkedIn, Twitter lub Facebook. Co jakiś czas podlegają one zmianom, na które Ecorys nie ma wpływu.
 

2) Gdy jesteś dostawcą lub klientem Ecorys

Jakie dane przetwarzamy?

Twoje dane kontaktowe, takie jak imię, nazwisko, stanowisko, adres firmy, miejsce zamieszkania, numer telefonu, numer rachunku bankowego do płatności dla lub od Ecorys.

Cel przetwarzania danych

Świadczenie usług i doradztwo, zakup usług i produktów, zarządzanie klientami i wierzytelnościami, analiza obsługi klienta pod kątem standardu ISO 9001, badania rynku.

Jaka jest podstawa prawna przetwarzania danych osobowych?

Podstawą jest umowa między stronami – przekazałeś nam dane w celu wykonania umowy, wyrażając zgodę na ich przetwarzanie w ramach zawartej umowy. Wykorzystujemy dane, aby móc należycie wykonać umowę czy porozumienie i/lub ciążący na nas obowiązek prawny wynikający z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

Jak długo przechowujemy Twoje dane?

Niezależnie od tego czy jesteśmy podmiotem przetwarzającym dane czy ich administratorem, usuwamy dane po wygaśnięciu okresu przechowywania wynikającego z łączącej strony umowy lub po zakończeniu okresu przechowywania danych określonego w powszechnie obowiązujących przepisach prawa krajowego.

3) Kiedy jesteś respondentem w badaniu prowadzonym przez firmę Ecorys

Jakie dane przetwarzamy?

Dane, które pozyskujemy podczas badań, różnią się w zależności od specyfiki projektu. Oprócz danych kontaktowych, mogą być nimi przekonania i opinie, wiedza i umiejętności, intencje, zainteresowania, preferencje, postawy, dochody, przynależność społeczna, nawyki zakupowe czy wydatki. W niektórych projektach badawczych zbieramy i przetwarzamy dane osobowe specjalnej kategorii, takie jak rasa, pochodzenie etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, dane dotyczące stanu zdrowia, zachowań seksualnych czy orientacji. W przypadkach wymaganych przez prawo, otrzymasz od nas kopię polityki prywatności i kartę informacyjną projektu, która będzie zawierała szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych w projekcie, takie jak informację kto jest administratorem danych, kto będzie miał dostęp do Twoich danych, jak i jaki jest dokładny cel przetwarzania Twoich danych.

Cel przetwarzania danych

Dane zebrane od respondentów w badaniach przeprowadzonych przez Ecorys służą do udzielania odpowiedzi na pytania badawcze zlecone firmie Ecorys przez jej klientów, w tym krajowe podmioty publiczne będące instytucjami zamawiającymi.

Jaka jest podstawa prawna przetwarzania danych osobowych?

Gdy tylko to możliwe, dane osobowe, zanim zostaną przetworzone, będą anonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację respondenta.

Gdy anonimizacja nie będzie możliwa, Ecorys lub zleceniodawca badania:

  • zwróci się do Ciebie o zgodę na przetwarzanie danych osobowych; lub
  • uzyska Twoją zgodę na badanie od zleceniodawcy lub na podstawie Twojego oświadczenia; lub
  • zawrze z Tobą umowę o przetwarzanie danych; lub
  • będzie przetwarzał dane na podstawie art. 6 pkt. 1 f) RODO, mając uzasadniony interes w przetwarzaniu tych danych; lub
  • będzie przetwarzać dane w ramach wykonywania zadania publicznego.

W przypadku przetwarzania specjalnej kategorii danych Ecorys lub zleceniodawca badania zwrócą się do Ciebie o Twoją zgodę na przetwarzanie tych konkretnych kategorii danych.

Jak długo przechowujemy Twoje dane?

Jeśli jesteśmy administratorem danych, usuniemy dane po upływie okresu przechowywania wynikającego ze specyfikacji realizowanego projektu, chyba że odrębne przepisy wymagają od nas ich dłuższego przechowywania. Jeśli jesteśmy podmiotem przetwarzającym dane osobowe, zwrócimy dane administratorowi danych i usuniemy je po upływie okresu przechowywania wynikającego ze specyfikacji realizowanego projektu, chyba że odrębne przepisy wymagają od nas ich dłuższego przechowywania.

4) Kiedy jesteś uczestnikiem wydarzenia, szkolenia lub spotkania organizowanego przez Ecorys

Jakie dane przetwarzamy?

Dane kontaktowe (tytuł, inicjały, imię, nazwisko, płeć, firma, stanowisko, adres e-mail).

Cel przetwarzania danych

Cele związane ze świadczoną usługą, administracja klientami i zarządzanie relacjami, o ile jest to konieczne do udziału w wydarzeniu, szkoleniu czy spotkaniu; zarządzanie klientami i płatnościami; utrzymanie systemu zarządzania klientem (CMS), komunikacja mailowa (lub w inny uzgodniony sposób) z uczestnikiem.

Jaka jest podstawa prawna przetwarzania danych osobowych?

Wykorzystanie Twoich danych osobowych jest konieczne do przygotowania i realizacji umowy organizacji wydarzenia, szkolenia lub spotkania, w uzasadnionym interesie Ecorys w celu najefektywniejszego świadczenia naszych usług.

Jak długo przechowujemy Twoje dane?

Przechowujemy Twoje dane osobowe przez 3 miesiące od dnia wydarzenia (szkolenia, spotkania). Twoje dane kontaktowe przechowywane będą przez 3 lata na potrzeby przyszłych zaproszeń na wydarzenia o zbliżonym charakterze.

5) Gdy aplikujesz o pracę

Jakie dane przetwarzamy?

Twoje dane kontaktowe i identyfikacyjne, takie jak: imię i nazwisko, adres, miejsce zamieszkania, adres e-mail, numery telefonów komórkowych, data urodzenia, płeć, zdjęcie, profil w mediach społecznościowych (np. LinkedIn), paszport lub inny dowód tożsamości, CV i opis doświadczenia zawodowego.

Cel przetwarzania danych

Dane przetwarzane są w celu przeprowadzenia rekrutacji na dane stanowisko, tj. rozpatrzenia aplikacji rekrutacyjnej, umówienie rozmów kwalifikacyjnych, składania kandydatom ofert pracy i przygotowania umowy o pracę.

Jaka jest podstawa prawna przetwarzania danych osobowych?

Podstawą jest wyrażona przez Ciebie zgoda – przekazałeś nam dane, wyrażając zgodę na ich przetwarzanie w ramach aplikowania o pracę i związanych z nim procesów. Mamy uzasadniony interes w przetwarzaniu Twoich danych osobowych, dążąc do weryfikacji spełniania wymogów zawartych w ofercie, potwierdzenia dotychczasowego przebiegu kariery i Twojej identyfikacji. Zanonimizowane dane dotyczące niepełnosprawności, płci, rasy i pochodzenia etnicznego mogą być wykorzystywane do monitorowania kwestii równości i równouprawnienia.

Jak długo przechowujemy Twoje dane?

Dane osobowe usuwamy miesiąc po zamknięciu procesu aplikacyjnego, chyba że mamy Twoją zgodę na przechowywanie ich przez dłuższy okres, do wykorzystania w przyszłych rekrutacjach – wówczas będziemy przechowywać je maksymalnie przez 3 lata.

6) Gdy odwiedzasz nasze biuro

Jakie dane przetwarzamy?

Kiedy odwiedzasz jedno z naszych biur, Ecorys może przetwarzać dane kontaktowe (imię, nazwisko, nazwa firmy), a w biurach w Rotterdamie i Brukseli mogą być również przetwarzane obrazy z kamer (CCTV).

Cel przetwarzania danych

Kontrola wewnętrzna i ochrona, zdrowie i bezpieczeństwo oraz zapobieganie i wykrywanie przestępstw.

Jaka jest podstawa prawna przetwarzania danych osobowych?

Podstawę prawną stanowi prawnie uzasadniony interes – wykorzystanie Twoich danych osobowych jest niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa naszego biura i naszych pracowników.

Jak długo przechowujemy Twoje dane?

Twoje dane osobowe przechowujemy przez okres do 6 miesięcy od daty Twojej wizyty w biurze, a dane wizualne (obraz z kamer) przez maksymalnie 4 tygodnie od Twojej wizyty w biurze, chyba że odrębne przepisy wymagają od nas ich dłuższego przechowywania.

7) Zasady ogólne

Kto ma dostęp do Twoich danych osobowych?

Dostęp do Twoich danych osobowych mają pracownicy firmy Ecorys, którym dane te są potrzebne do wykonywania pracy. Ecorys może również korzystać z różnych systemów lub podwykonawców przetwarzania danych. Przykładowo: Ecorys udostępnia witrynę na serwerach zlokalizowanych w Wielkiej Brytanii za pośrednictwem naszego dostawcy Bytemark. Kopie zapasowe serwerów są tworzone codziennie poza siedzibą Ecorys. Podobnie, organizator wydarzenia, szkolenia czy spotkania przygotowywanego w imieniu Ecorys potrzebuje dostępu do Twoich danych osobowych, aby móc zrealizować swoje zadanie. Chronimy Twoje dane dzięki solidnym umowom ze wszystkimi naszymi podwykonawcami i dostawcami. W uzasadnionych przypadkach nasz klient może mieć również dostęp do Twoich danych w ramach projektu. Na naszej stronie znajdują się linki, które prowadzą do stron internetowych podmiotów trzecich – Ecorys nie zarządza nimi i nie ma kontroli nad sposobem, w jaki wykorzystują lub gromadzą Twoje dane. Jeśli jesteś dostawcą lub respondentem w jednym z naszych projektów, nasz klient końcowy może uzyskać dostęp do twoich danych w celu realizacji zawartej umowy. Jeśli jesteś naszym klientem, możemy udostępnić Twoje dane naszym dostawcom, zwłaszcza w celu rozwiązania umowy. Wszystkie dane z kamer są zapisywane w wydzielonej, bezpiecznej lokalizacji sieciowej (nie w chmurze). Dostęp wymaga autoryzacji i wykazania żywotnego interesu.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Ecorys nie podejmuje decyzji na podstawie automatycznego przetwarzania.

Techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa

Ecorys podejmuje wszelkie racjonalne działania w celu zapewnienia bezpieczeństwa Twoich danych. Firma angażuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych przed nieuprawnionym dostępem, niezgodnym z prawem wykorzystaniem, przypadkowym ujawnieniem, zniszczeniem czy utratą.

Prawo do wglądu, modyfikowania i usunięcia przetwarzanych danych osobowych, a także wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania

Masz prawo do wglądu, modyfikowana, usunięcia lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych przez Ecorys. Masz również prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie. Możesz zwrócić się do nas z wnioskiem o dostęp do Twoich danych osobowych, które przechowujemy lub przetwarzamy. Oznacza to, że prześlemy dane osobowe, które przechowujemy lub przetwarzamy na Twój temat , w pliku komputerowym skierowanym do Ciebie lub innej organizacji, zgodnie z treścią wniosku. Jeżeli chcesz uzyskać dostęp do swoich danych osobowych, sprostować je, usunąć lub wycofać zgodę na ich przetwarzanie, prosimy o kontakt z Inspektorem Ochrony Danych. Masz również prawo do wniesienia skargi na sposób, w jaki przetwarzamy Twoje dane osobowe, do odpowiedniego krajowego organu nadzoru.

Zmiany w polityce prywatności

Oświadczenie o ochronie prywatności może podlegać okresowym zmianom. Po ich wprowadzeniu aktualizujemy datę widniejącą na wstępie tego oświadczenia. Zmodyfikowana wersja obowiązuje od dnia wprowadzenia zmiany. W celu uzyskania aktualnej informacji dotyczącej przetwarzania i ochrony Twoich danych, zalecamy regularne przeglądanie tego dokumentu.

Kontakt

W razie dalszych pytań dotyczących polityki prywatności lub sposobu przetwarzania danych prosimy o kontakt: