Privacybeleid

Ecorys wereldwijde privacyverklaring

Dit is de privacyverklaring van Ecorys, vertegenwoordiger van Ecorys Nederland, Ecorys UK Ltd, Ecorys BV Ecorys Brussel, Ecorys Europe EEIG, Ecorys Spanje, Ecorys Polen, Ecorys Zuidoost-Europa en Ecorys Kroatië. 

Onze privacyverklaring

Ecorys heeft een gewaardeerde reputatie en voert al haar werk met de hoogste integriteit uit, waarbij respect wordt gegarandeerd voor de belangen van iedereen die door deze activiteiten wordt geraakt. Gegevensbescherming krijgt de hoogste prioriteit en wij streven naar transparantie over onze activiteiten en redenen. 

Functionarissen voor gegevensbescherming

Ecorys heeft 3 Data Protection Officers aangesteld, die toezicht houden op de naleving van de AVG. De Functionarissen Gegevensbescherming zijn te bereiken via onderstaande e-mailadressen: 

Ecorys is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens, aangezien deze op verschillende manieren worden verzameld, onder meer wanneer:

  1. U bezoekt onze websites
  2. U bent leverancier of klant van Ecorys
  3. U bent respondent in onderzoek van Ecorys
  4. U bezoekt een evenement, training of bijeenkomst georganiseerd door Ecorys
  5. U solliciteert naar een baan
  6. U bezoekt het terrein van Ecory

1) Wanneer u onze website bezoekt en het contactformulier invult op onze website

Welke gegevens verwerken wij?

Wanneer u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrieven, verzamelen wij uw contactgegevens (zoals naam en e-mailadres), elk bericht dat u hebt achtergelaten, inclusief eventuele persoonlijke gegevens. U kunt zich op elk gewenst moment afmelden.

Het doel van de verwerking van uw persoonsgegevens

Deze gegevens worden verzameld voor servicedoeleinden om uw vraag op te kunnen volgen en u te informeren over de vervolgstappen; voor relatiebeheer, marketing; klantenadministratie. En voor het versturen van nieuwsbrieven.

Wat is de rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

Toestemming – wanneer u uw gegevens op onze websiteformulieren verstrekt, worden deze alleen op uw verzoek en met uw toestemming gebruikt. Cookies worden gebruikt om een ​​efficiënte service op de website te bieden. Voor ons cookiebeleid verwijzen wij naar ons cookiebeleid. die hieronder ook is opgenomen.

Gerechtvaardigd belang – Ecorys heeft een gerechtvaardigd belang bij het verwerken van uw persoonsgegevens op onze website voor de genoemde doeleinden.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Als verwerkingsverantwoordelijke bewaren wij uw persoonsgegevens totdat wij uw bericht als “voltooid” hebben gemarkeerd, tenzij wij uw gegevens langer moeten bewaren vanwege een wettelijke regeling of als dit noodzakelijk is om onze activiteiten uit te kunnen voeren. Van bezoekers die zich hebben aangemeld voor onze nieuwsbrief bewaren wij de contactgegevens totdat u ervoor kiest de ontvangst van onze nieuwsbrief te herroepen en daarna tot 4 weken na ontvangst van de opzegging. U kunt zich op elk moment afmelden voor alle verzonden nieuwsbrieven.

Onze Cookie Policy

Cookies kunnen identificerende informatie bevatten en worden alleen gebruikt om de website van Ecorys voor u toegankelijker te maken. 

Functionele cookies

Ecorys gebruikt functionele cookies om de website efficiënter te laten werken, het gedrag van de bezoeker op de website te registreren en bepaalde voorkeuren op te slaan. Hiervoor hebben wij uw toestemming niet nodig. 

Overige cookies

Ecorys verzamelt of gebruikt geen andere analytische of marketingcookies

Cookies van derden

Via de social media cookies biedt Ecorys de mogelijkheid om de informatie op deze website te delen via social media buttons. Deze derde partijen kunnen cookies plaatsen waar wij geen controle over hebben als u ervoor kiest om deze diensten te gebruiken. Voor meer informatie verwijzen wij u naar de privacyverklaringen van LinkedIn, Twitter of Facebook. Deze informatie verandert van tijd tot tijd en Ecorys heeft hier geen invloed op.

2) Wanneer u leverancier of klant bent van Ecorys

Welke persoonsgegevens verwerken we?

Uw contactgegevens zoals naam, achternaam, titel, uw bedrijfsadres, woonplaats, telefoonnummer, bankgegevens voor betalingen van of naar Ecorys. 

Het doel van de verwerking van uw persoonsgegevens

Het leveren van diensten en advies, het inkopen van diensten en producten, het voeren van de klantenadministratie, het debiteuren- en debiteurenbeheer, het uitvoeren van beoordelingen op de klantenservice voor ISO 9001 of het uitvoeren van marktonderzoek. 

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens

Overeenkomst tussen partijen – Wij gebruiken de gegevens om te helpen bij het uitvoeren van de overeenkomst en/of gebruiksvoorwaarden met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens? 

Als gegevensverwerker of gegevensbeheerder verwijderen we de gegevens nadat de bewaartermijn is verstreken op basis van ons contract of op basis van lokale wettelijke bewaartermijnen, tenzij we om wettelijke redenen verplicht zijn een kopie van de gegevens te bewaren. 

3) Wanneer u respondent bent in onderzoek van Ecorys

Welke persoonsgegevens verwerken we?

De gegevens die we tijdens het onderzoek verzamelen, variëren van project tot project. Naast contactgegevens kunnen dit ook gegevens zijn zoals overtuigingen en meningen, kennis, intenties, interesses, voorkeuren, houding, inkomen, klasse, koop- en bestedingsgedrag. 

In sommige onderzoeksprojecten verzamelen en verwerken we persoonsgegevens van bijzondere categorieën, zoals ras, etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of filosofische overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, genetische gegevens, gegevens met betrekking tot de gezondheid, iemands seksueel gedrag of seksuele geaardheid.

U ontvangt altijd een kopie van een relevante privacyverklaring en een informatieblad voor dat project, waarin staat wie de verwerkingsverantwoordelijke is, wie uw gegevens verwerkt en voor welk specifiek doel. 

Het doel van de verwerking van uw persoonsgegevens

De gegevens verzameld van respondenten in onderzoek uitgevoerd door Ecorys worden gebruikt om onderzoeksvragen te beantwoorden die Ecorys of de klanten van Ecorys ons hebben gevraagd. 

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens

Waar mogelijk worden persoonsgegevens vóór verwerking geanonimiseerd, zodat de persoonsgegevens niet kunnen worden geïdentificeerd. Indien dit niet mogelijk is, zullen wij of onze opdrachtgever:

  • Uw toestemming zal vragen om uw persoonlijke gegevens te verwerken, of
  • Uw toestemming voor het onderzoek heeft gekregen van onze opdrachtgever of uit een verzoek om respondenten, of
  • Mogelijk een contract met u heeft voor de verwerking van uw gegevens, of
  • Mogelijk een legitiem belang heeft bij het verwerken van de gegevens, of
  • Moet de gegevens mogelijk verwerken om een ​​publieke taak uit te voeren, 

Voor gegevens uit speciale categorieën zullen wij of onze klant uw specifieke toestemming vragen.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Als gegevensverwerker of gegevensbeheerder kunnen wij de gegevens verwijderen nadat de bewaartermijn is verstreken op basis van de duur van ons project of contract met onze klant, tenzij er een wettelijke regeling bestaat die ons verplicht de gegevens langer te bewaren; of het kan zijn dat wij de gegevens terug moeten overdragen aan de gegevensbeheerder. 

4) Wanneer u een door Ecorys georganiseerd evenement, training of bijeenkomst bezoekt

Welke gegevens verwerken wij?

Contactgegevens (mogelijk inclusief titel, initialen, voornaam, achternaam, geslacht, bedrijf, functietitel, e-mailadres en eventuele speciale vereisten die u tijdens het evenement heeft - dit kunnen details zijn van eventuele handicaps of gezondheidsproblemen).

Het doel van de verwerking van uw persoonsgegevens

Servicedoeleinden, klantenadministratie en relatiebeheer, voor zover noodzakelijk voor uw deelname aan het evenement, training of bijeenkomst; het voeren van de klantenadministratie en het betalingsbeheer; voor het beheren van een Client Management Systeem (CMS) en voor communicatie met u via e-mail of andere overeengekomen methoden.

Wat is de rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens? 

Het gebruik van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst tussen ons voor het evenement, de training of bijeenkomst, met het oog op het opstellen van een dergelijke overeenkomst in het gerechtvaardigde belang van Ecorys of derden om onze diensten zo efficiënt mogelijk te verlenen.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens? 

Wij bewaren uw persoonsgegevens drie maanden nadat u een cursus heeft gevolgd en u een certificaat heeft toegestuurd of wanneer u een evenement/bijeenkomst heeft bezocht. Alleen uw contactgegevens worden drie jaar bewaard voor toekomstige uitnodigingen voor andere vergelijkbare evenementen.

5) Wanneer u solliciteert naar een baan

Welke gegevens verwerken wij?

Uw contact- en identificatiegegevens, zoals: naam, adres, woonplaats, e-mailadres, mobiele telefoonnummers, geboortedatum, geslacht, foto, social media profiel (zoals LinkedIn), paspoort of ander legitimatiebewijs, curriculum vitae en werkervaring, moeten we mogelijk ook uw handicapstatus en/of eventuele gezondheidsproblemen verwerken voor de veiligheid en toegang tot interviews.

Waarom verwerken wij uw gegevens?

Het verwerken van sollicitaties, het regelen van sollicitatiegesprekken, het uitbrengen van een baanaanbieding en het in dienst treden.


Wat is de rechtsgrond voor de verwerking van uw gegevens?

Toestemming – u heeft ons de gegevens verstrekt en wij hebben uw toestemming om deze te verwerken voor uw sollicitatie en bijbehorende processen. We hebben een legitiem belang om uw persoonlijke gegevens te verwerken om ervoor te zorgen dat u voldoet aan de functievereisten, voor controles op het recht op werk en om u op passende wijze te identificeren. Voor sollicitatiegesprekken op kantoor moeten we mogelijk uw handicap of gezondheidsproblemen verwerken om een ​​goede toegang voor u te garanderen. Geanonimiseerde persoonsgegevens zoals gezondheidsgegevens (handicapstatus), geslacht en/of ras en etnische afkomst kunnen worden gebruikt voor het monitoren van gelijkheid.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

We verwijderen persoonlijke gegevens één maand na afsluiting van de sollicitatieprocedure, tenzij we uw toestemming hebben om deze voor een langere periode te bewaren ter overweging voor toekomstige functies. Daarna bewaren we ze maximaal 3 jaar. 

6) Wanneer u de kantoren of andere gebouwen van Ecorys bezoekt

Welke gegevens verwerken wij?

Wanneer u de gebouwen van Ecorys bezoekt, kan Ecorys contactgegevens verwerken (zoals voornaam, achternaam, bedrijfsnaam, we hebben mogelijk ook gegevens over uw handicapstatus of gezondheidsproblemen nodig voor veiligheids- en toegangsdoeleinden) en in sommige kantoren zoals in Rotterdam en Brussel kunnen ook camerabeelden (CCTV) worden verwerkt.

Het doel van de verwerking van uw persoonsgegevens

Interne controle en beveiliging, gezondheid en veiligheid en preventie en opsporing van criminaliteit.

Wat is de rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

Gerechtvaardigd belang – het gebruik van uw persoonlijke gegevens is noodzakelijk voor de beveiliging van onze gebouwen en om gezondheids- en veiligheidsredenen.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens tot 6 maanden nadat u de locatie heeft bezocht. Wij bewaren camera- en beeldgegevens maximaal 4 weken na uw bezoek, tenzij wij op grond van een wettelijke regeling uw persoonsgegevens langer moeten bewaren.

7. Algemeen

Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens 

Medewerkers van Ecorys die de persoonsgegevens nodig hebben voor het uitvoeren van hun werkzaamheden. 

Ecorys kan ook gebruik maken van verschillende systemen voor de verwerking van uw gegevens of van onderaannemers of leveranciers voor de verwerking van uw gegevens als onderdeel van ons project. Ecorys host de website bijvoorbeeld op servers in het Verenigd Koninkrijk via onze leverancier Bytemark. Er wordt dagelijks een back-up gemaakt van de servers op een externe locatie. De organisator van het evenement, de locatie en de opleidingsaanbieders hebben mogelijk ook toegang tot uw persoonlijke gegevens nodig om passende toegang tot hun diensten te garanderen. Wij beschermen uw gegevens door middel van robuuste contracten met al onze onderaannemers en leveranciers. Indien van toepassing kan onze opdrachtgever in het kader van het project ook toegang krijgen tot uw gegevens.

Ook zijn er op onze website links opgenomen die naar websites van derden leiden, Ecorys beheert deze websites van derden niet en heeft geen controle over hoe zij uw gegevens gebruiken of verzamelen, door door te klikken naar deze websites van derden verlaat u Ecorys ' gecontroleerd gebied.

Bent u leverancier of respondent in één van onze projecten, dan kan onze eindklant toegang krijgen tot uw gegevens om te voldoen aan onze overeenkomst met hen.

Als u een klant bent, moeten we mogelijk uw gegevens delen met onze leveranciers, vooral voor contractbeëindigingsdoeleinden.    

Alle CCTV-gegevens worden opgeslagen op een afzonderlijke harde netwerklocatie. Toegang is gebaseerd op autorisatie en vitale belangen.

Geautomatiseerde besluitvorming

Ecorys neemt geen individuele besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen.

Technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen

Ecorys neemt redelijke stappen om ervoor te zorgen dat uw persoonlijke gegevens op de juiste manier worden beveiligd met behulp van passende technische en organisatorische maatregelen om deze te beschermen tegen ongeoorloofd of onwettig gebruik, wijziging, ongeoorloofde toegang of openbaarmaking, accidentele of onwettige vernietiging en verlies.

Uw rechten op inzage, wijziging, verwijdering van gegevens of bezwaar tegen verwerking

U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens door Ecorys in te zien, te corrigeren, te verwijderen of bezwaar te maken. Daarnaast heeft u te allen tijde het recht om uw toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken.

U kunt bij ons een verzoek indienen om inzage in de persoonsgegevens die wij over u bewaren of verwerken, ook wel een ‘subject access request’ genoemd. Dit betekent dat wij u de persoonsgegevens die wij van u hebben of verwerken, toesturen. Deze kunt u in een computerbestand naar u of een andere, door u gewenste organisatie, sturen. Als u inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraagbaarheid van uw persoonsgegevens wilt aanvragen of een verzoek wilt indienen tot intrekking van uw toestemming of bezwaar tegen de verwerking, kunt u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming.

Daarnaast heeft u het recht om een ​​klacht in te dienen over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken bij een van de Lokale beschermingsautoriteiten. 

Wijzigingen en onze Privacyverklaring

Wij kunnen onze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Wanneer wij wijzigingen aanbrengen, passen wij de datum bovenaan deze verklaring aan. De gewijzigde versie geldt voor u en uw gegevens vanaf de datum van herziening. Wij adviseren u deze verklaring regelmatig te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van de manier waarop wij uw gegevens verwerken en beschermen.

Contact

Als u nog vragen heeft over dit privacybeleid of de manier waarop wij gegevens verwerken, kunt u contact opnemen met:

Laatst bijgewerkt: Maart 19th 2023