Privacy verklaring

 

15 Januari 2021

Dit is de privacy verklaring van de Ecorys groep en geldig voor Ecorys Nederland, Ecorys UK Ltd, Ecorys B.V. Ecorys Brussel, Ecorys Europe E.E.I.G, Ecorys Spanje, Ecorys Polen, Ecorys Z.O. Europe en Ecorys Kroatië. 
 

Ons Privacy beleid

Ecorys heeft een hoge reputatie en voert al haar werk uit met de hoogste integriteit en respect voor de belangen van iedereen die door deze activiteiten wordt geraakt. Gegevensbescherming heeft hoge prioriteit en we streven naar transparantie over onze activiteiten en redenen waarom we persoonsgegevens verwerken.

Functionaris gegevensbescherming

Ecorys heeft drie functionarissen gegevensbescherming benoemd. Zij zien toe op de nalevering van de GDPR.

Onze Functionarissen gegevensbescherming zijn bereikbaar op de volgende adressen:

Ecorys is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Deze kunnen op verschillende manieren worden verzameld, onder meer wanneer:     

1. U onze websites bezoekt;
2. U leverancier of klant bent van Ecorys;
3. U een respondent bent in een onderzoek uitgevoerd door Ecorys;
4. U een evenement, training of bijeenkomst georganiseerd door Ecorys bezoekt;
5. U solliciteert naar een baan;
6. U één van de gebouwen van Ecorys bezoekt.

1) Wanneer u onze websites bezoekt, vooral wanneer u het contactformulier invult

Welke persoonsgegevens gegevens verwerken we?

Wanneer u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrieven, verzamelen we uw contactgegevens (zoals naam en e-mailadres), het bericht dat u heeft achtergelaten inclusief eventuele persoonlijke gegevens. U kunt zich op elk moment abonneren.

Het doel van het verwerken van uw persoonlijke gegevens

Deze gegevens worden verzameld voor servicedoeleinden om uw vraag te kunnen opvolgen en om u te informeren over de volgende stappen; voor relatiebeheer, marketing; klantenadministratie en voor het versturen van nieuwsbrieven.

Wat is de rechtsgrond voor het verwerken van uw persoonsgegevens?

Toestemming - wanneer u uw gegevens verstrekt in onze websiteformulieren, wordt dit alleen op uw verzoek en met uw toestemming gebruikt. 

Hoe lang bewaren we uw persoonlijke gegevens?

Als verwerkingsverantwoordelijke bewaren we uw persoonsgegevens totdat we uw bericht hebben gemarkeerd als 'voltooid', tenzij we uw gegevens langer moeten bewaren vanwege een wettelijke regeling of als het nodig is om onze activiteiten uit te voeren. Van bezoekers die zich hebben aangemeld voor onze nieuwsbrief bewaren we contactgegevens totdat je ervoor kiest om de ontvangst van onze nieuwsbrief af te melden en daarna tot 4 weken na ontvangst van de afmelding. In alle verstuurde nieuwsbrieven kunt u zich op elk moment uitschrijven. Analytische gegevens worden geanonimiseerd en niet opgeslagen in een herkenbaar formaat.

Ons cookiebeleid

Een cookie bevat identificerende informatie en wordt alleen gebruikt om de website van Ecorys voor u toegankelijker te maken.

Functionele cookies

Ecorys gebruikt functionele cookies om, door het gedrag van de bezoeker op de website te registreren en bepaalde voorkeuren op te slaan, de website gebruiksvriendelijker te maken. Hiervoor hebben wij uw toestemming niet nodig

Overige cookies 

Ecorys verzamelt of gebruikt geen andere analytische, of marketingcookies

Cookies van derden 

Via de social media cookies biedt Ecorys de mogelijkheid om de informatie op deze website te delen via social media buttons. Deze derde partijen kunnen cookies plaatsen. Zie voor meer informatie de privacy verklaringen van LinkedIn, Twitter of Facebook. Deze informatie verandert van tijd tot tijd, Ecorys heeft hier geen invloed op. 
 

2) Als u leverancier of klant bent van Ecorys

Welke persoonsgegevens verwerken we?

Uw contactgegevens zoals naam, achternaam, titel, uw bedrijfsadres, woonplaats, telefoonnummer, bankgegevens voor betalingen van of naar Ecorys.

Het doel van het verwerken van uw persoonlijke gegevens

Het leveren van diensten en advies, het kopen van diensten en producten, het voeren van klantenadministratie en debiteuren- en crediteurenbeheer, het uitvoeren van beoordelingen van de klantenservice voor ISO 9001 of het uitvoeren van marktonderzoek

De juridische grond voor het verwerken van uw persoonlijke gegevens

Overeenkomst tussen partijen - Wij gebruiken de gegevens om te helpen bij het uitvoeren van de overeenkomst en / of gebruiksvoorwaarden met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Hoe lang bewaren we uw persoonlijke gegevens?

Als gegevensverwerker of als gegevensbeheerder verwijderen we de gegevens nadat de bewaartermijn is verstreken op basis van ons contract of op basis van lokale wettelijke bewaartermijnen

3) Als u een respondent bent in onderzoek uitgevoerd door Ecorys

Welke persoonsgegevens verwerken we?

De data die we verzamelen tijdens onderzoek varieert van project tot project. Naast contactgegevens kunnen dit gegevens zijn zoals overtuigingen en meningen, kennis, intenties, interesses, voorkeuren, houding, inkomen, klasse, koop- en bestedingspatroon. In sommige onderzoeksprojecten verzamelen en verwerken we persoonsgegevens van bijzondere categorieën, zoals ras, etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of filosofische overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, genetische gegevens, gegevens met betrekking tot gezondheid, iemands seksuele gedrag of seksuele geaardheid. Indien nodig krijgt u een kopie van de privacyverklaring en een informatieblad voor dat project met de details van wie de gegevensbeheerder is, wie uw gegevens verwerkt en voor welk specifiek doel.

Het doel van het verwerken van uw persoonlijke gegevens

De gegevens die zijn verzameld van respondenten in onderzoek uitgevoerd door Ecorys, worden gebruikt om onderzoeksvragen te beantwoorden die Ecorys of de klanten van Ecorys ons hebben gevraagd.

De juridische grond voor het verwerken van uw persoonlijke gegevens

Persoonlijke gegevens worden zoveel mogelijk geanonimiseerd voordat ze worden verwerkt, zodat de persoonlijke gegevens niet kunnen worden geïdentificeerd. Waar dit niet mogelijk is, zullen wij of onze opdrachtgever:

• toestemming vragen om uw persoonlijke gegevens te verwerken, of

• toestemming voor het onderzoek verkrijgen van onze opdrachtgever of via een verzoek aan respondenten, of

• mogelijk een contract hebben met u heeft voor het verwerken van uw gegevens, of

• mogelijk een gerechtvaardigd belang hebben bij het verwerken van de gegevens, of

• mogelijk moet de gegevens worden verwerkt om een openbare taak uit te voeren.

Voor gegevens van bijzondere categorieën zullen wij of onze klant uw specifieke toestemming vragen.

Hoe lang bewaren we uw persoonlijke gegevens?

Als gegevensverwerker of gegevensbeheerder kunnen we de gegevens verwijderen nadat de bewaartermijn is verstreken op basis van de duur van ons project, tenzij er een wettelijke regeling is die vereist dat we de gegevens langer bewaren. Ook kunnen we worden gevraagd om de gegevens terug te sturen naar de verantwoordelijke klant.

4) Wanneer u een evenement, training of bijeenkomst bezoekt georganiseerd door Ecorys

Welke gegevens verwerken we?

Contactgegevens (eventueel inclusief titel, voorletters, voornaam, achternaam, geslacht, bedrijf, functie, e-mailadres).

Het doel van het verwerken van uw persoonlijke gegevens

Servicedoeleinden, klantenadministratie en relatiebeheer, voor zover nodig voor: uw deelname aan het evenement, training of bijeenkomst; om klantenadministratie en betalingsbeheer te voeren; om een Client Management System (CMS) te beheren en voor communicatie met u via e-mail, of andere overeengekomen methoden.

Wat is de rechtsgrond voor het verwerken van uw persoonsgegevens?

Het gebruik van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een contract tussen ons voor het evenement, training of bijeenkomst, met het oog op het opstellen van een dergelijk contract in het gerechtvaardigde belang van Ecorys of derden om onze diensten zo efficiënt mogelijk te verlenen.

Hoe lang bewaren we uw persoonlijke gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens drie maanden nadat u een cursus heeft gevolgd en wij u een certificaat hebben gestuurd of wanneer u een evenement / bijeenkomst heeft bezocht. Alleen uw contactgegevens worden 3 jaar bewaard voor toekomstige uitnodigingen voor andere vergelijkbare evenementen.

5) Als u solliciteert naar een baan

Welke persoonsgegevens gegevens verwerken we?

Je contact- en identificatiegegevens, zoals: naam, adres, woonplaats, e-mailadres, gsm-nummers, geboortedatum, geslacht, foto, social media profiel (zoals LinkedIn), paspoort of ander identificatiedocument, curriculum vitae en werkervaring.

Waarom verwerken we uw gegevens?

Het verwerken van sollicitaties, het regelen van sollicitatiegesprekken, Het maken van een voorstel, het aangaan van een dienstverband

Wat is de rechtsgrond voor het verwerken van uw gegevens?

Toestemming - u heeft ons de gegevens verstrekt en we hebben uw toestemming om deze te verwerken voor uw sollicitatie en bijbehorende processen. We hebben een gerechtvaardigd belang om uw persoonsgegevens te verwerken om ervoor te zorgen dat u voldoet aan de functievereisten, om recht op werk te controleren en om u op gepaste wijze te identificeren. Geanonimiseerde persoonsgegevens zoals gezondheidsgegevens (invaliditeitsstatus), geslacht en / of ras en etnische afkomst kunnen worden gebruikt voor monitoring van gelijkheid.

Hoe lang bewaren we persoonlijke gegevens?

Wij verwijderen persoonsgegevens een maand na afsluiting van het sollicitatieproces, tenzij wij uw toestemming hebben om deze voor een langere periode te bewaren om in overweging te nemen voor toekomstige functies, dan bewaren wij deze maximaal 3 jaar.

6) Wanneer u de kantoren of andere gebouwen van Ecorys bezoekt

Welke gegevens verwerken we?

Wanneer u een van de kantoren of panden van Ecorys bezoekt, kan Ecorys contactgegevens (zoals voornaam, achternaam, bedrijfsnaam) verwerken en in sommige kantoren, zoals in Rotterdam en Brussel, kunnen ook camerabeelden (CCTV) worden verwerkt.

Het doel van het verwerken van uw persoonlijke gegevens

Interne controle en beveiliging, gezondheid en veiligheid en preventie en opsporing van criminaliteit.

Wat is de rechtsgrond voor het verwerken van uw persoonsgegevens?

Gerechtvaardigd belang - het gebruik van uw persoonlijke gegevens is noodzakelijk om onze gebouwen te beveiligen.

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens tot 6 maanden nadat u het pand heeft bezocht. Wij bewaren cameratoezicht en beeldgegevens maximaal 4 weken na uw bezoek, tenzij wij uw persoonsgegevens langer moeten bewaren vanwege een wettelijke regeling.

7) Algemeen

Wie heeft er toegang tot uw persoonsgegevens?

Medewerkers van Ecorys die de persoonsgegevens nodig hebben voor het uitvoeren van hun werk. Ecorys kan verschillende systemen gebruiken voor het verwerken van uw gegevens of onderaannemers of leveranciers voor het verwerken van uw gegevens als onderdeel van ons project. Ecorys host bijvoorbeeld de website op servers in het VK via onze leverancier Bytemark. De servers worden dagelijks offside geback-upt. De organisator van het evenement, de locatie en aanbieders van opleidingen hebben mogelijk ook toegang nodig tot uw persoonlijke gegevens om de juiste toegang tot hun diensten te garanderen. We beschermen uw gegevens door middel van robuuste contracten met al onze onderaannemers en leveranciers. Indien van toepassing heeft onze klant mogelijk ook toegang tot uw gegevens als onderdeel van het project. Er zijn ook links op onze website die naar websites van derden leiden. Ecorys beheert deze websites van derden niet en heeft geen controle over hoe zij uw gegevens gebruiken of verzamelen. Als u leverancier of respondent bent in een van onze projecten, krijgt onze eindklant mogelijk toegang tot uw gegevens om te voldoen aan ons contract met hen, Als u een klant bent, is het mogelijk dat we uw gegevens moeten delen met onze leveranciers, vooral voor het beëindigen van een contract. Alle CCTV-gegevens worden op een aparte harde netwerklocatie opgeslagen. Toegang is gebaseerd op autorisatie en vitale belangen

Geautomatiseerde besluitvorming

Ecorys neemt geen individuele besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen.

Technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen

Ecorys neemt redelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat uw persoonlijke gegevens op de juiste manier worden beveiligd met behulp van passende technische en organisatorische maatregelen om deze te beschermen tegen ongeautoriseerd of onwettig gebruik, wijziging, ongeautoriseerde toegang of openbaarmaking, onbedoelde of onwettige vernietiging en verlies.

Uw rechten om gegevens in te zien, te wijzigen, te verwijderen of bezwaar te maken tegen verwerking

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering of bezwaar tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Ecorys. U heeft ook het recht om uw toestemming voor gegevensverwerking te allen tijde in te trekken. U kunt bij ons een verzoek indienen voor inzage in de persoonsgegevens die wij van u hebben of verwerken, ook wel een subject access request genoemd. Dit betekent dat we u de persoonlijke gegevens sturen die we over u hebben of verwerken. Dit kan in een computerbestand naar u of een andere organisatie worden gestuurd, zoals u dat wenst. Als u een verzoek wilt doen tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraagbaarheid van uw persoonsgegevens of een verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking wilt indienen, neem dan contact op met de Functionaris Gegevensbescherming. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen over de manier waarop wij uw persoonsgegevens hebben verwerkt bij een van de lokale beschermingsautoriteiten.

Wijzigingen en onze privacyverklaring

We kunnen onze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Als we wijzigingen aanbrengen, passen we de datum bovenaan deze verklaring aan. De gewijzigde versie is op u en uw gegevens van toepassing vanaf de datum van herziening. Wij raden u aan om deze verklaring regelmatig te bekijken, zodat u op de hoogte blijft van hoe wij uw gegevens verwerken en beschermen.

Contact

Heeft u vragen over deze privacy Verklaring? Onze Functionarissen gegevensbescherming zijn bereikbaar op de volgende adressen: